Informacja o zasadach przetwarzania i ochrony danych osobowych w Polarys Polska sp. z o.o.
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), informujemy, że:
1. Współadministratorami danych osobowych kandydata ubiegającego się o zatrudnienie (dalej: „Kandydat”) są POLARYS POLSKA Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Rakowicka 1/20-21, 31-511 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa- Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000680468, NIP: 6751595669 oraz SILAMIR Société par actions simplifiée z siedzibą w Paryżu, 23 Rue d’Anjou 75008 Paris, wpisana do Rejestru Handlowego Spółek (Registre du Commerce et des Societes), pod numerem RCS: 533217725 (dalej: „Współadministratorzy” lub “Administratorzy”).
2. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Kandydat może skontaktować się z Współadministratorami za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem:
a. dpo.pl@polarysgroup.com – adres właściwy dla Spółki POLARYS POLSKA Sp. z o.o.
b. ptroutaud@silamir.com – adres właściwy dla SILAMIR Société par actions simplifiée
3. Administratorzy przetwarzają dane osobowe Kandydata w następujących celach:
a. przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego i rozpatrzenia zgłoszenia Kandydata;
b. prowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego na rzecz klientów oraz partnerów biznesowych Administratorów;
c. udziału Kandydata w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Administratorów na ich rzecz oraz na rzecz klientów oraz partnerów biznesowych Administratorów, o ile Kandydat wyraził na to zgodę;
d. realizacji obowiązków ciążących na Współadministratorach na podstawie przepisów RODO (w szczególności prowadzenia rejestrów i dokumentacji) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Współadministratorach).
4. Podanie następujących danych osobowych:
a. imię (imiona) i nazwisko;
b. dane kontaktowe wskazane przez Kandydata (np. adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu);
c. wykształcenie;
d. kwalifikacje zawodowe;
e. przebieg dotychczasowego zatrudnienia
– jest obowiązkowe i niezbędne do przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego. Podstawą prawną przetwarzania wskazanych danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z obowiązkiem wynikającym z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy.
5. Podanie danych osobowych innych niż wskazane w pkt. 4 jest dobrowolne. Podstawą prawną ich przetwarzania, jak również przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, jest zgoda Kandydata, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
6. Dane osobowe Kandydata nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu.
7. W związku z korzystaniem przez Administratora z usług świadczonych przez Google LLC (odbiorcę danych), dane osobowe Kandydata mogą być przekazywane do następujących państw trzecich:
a. Wielkiej Brytanii,
b. Kanady,
c. Stanów Zjednoczonych,
d. Chile,
e. Brazylii,
f. Izraela,
g. Arabii Saudyjskiej,
h. Kataru,
i. Indii,
j. Chin,
k. Korei Południowej,
l. Japonii,
m. Singapuru,
n. Tajwanu (Republiki Chińskiej),
o. Indonezji,
p. Australii.
8. Podstawę przekazywania danych stanowią:
a. w przypadku Wielkiej Brytanii, Kanady, Izraela, Japonii oraz Korei Południowej – decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych osobowych;
b. w przypadku Stanów Zjednoczonych – decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. ustanawiająca odpowiedni stopień ochrony danych zapewniany w ramach programu EU–US Data Privacy Framework;
c. w przypadku Chile, Brazylii, Arabii Saudyjskiej, Kataru, Indii, Chin, Singapuru, Tajwanu (Republiki Chińskiej), Indonezji oraz Australii – standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r.
9. Kandydat może uzyskać od Administratora kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu danych do państw trzecich.
10. Odbiorcami danych osobowych Kandydata będą:
a. klienci oraz partnerzy biznesowi Administratorów, na rzecz których Administratorzy prowadzą proces rekrutacyjny, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia tego procesu oraz oceny aplikacji Kandydata;
b. dostawca systemu ATS;
c. podmiot świadczący usługi hostingu danych na rzecz Administratora;
d. podmiot dostarczający narzędzia do komunikacji zdalnej;
e. podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
11. Współadministratorzy zastrzegają sobie prawo do ujawnienia wybranych informacji dotyczących Kandydata właściwym organom lub podmiotom trzecim, które wystąpią z odpowiednim żądaniem opartym na właściwej podstawie prawnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
12. Dane osobowe Kandydata będą przetwarzane:
a. do zakończenia bieżącego procesu rekrutacyjnego – w przypadku danych przetwarzanych na potrzeby bieżącej rekrutacji;
b. do momentu wycofania zgody przez Kandydata – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, w tym na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
13. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Kandydatowi przysługują następujące prawa:
a. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
b. prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymania ich kopii (pierwsza kopia jest bezpłatna);
c. prawo do uzyskania informacji o zasadniczych uzgodnieniach pomiędzy Współadministratorami dotyczących celów i sposobów przetwarzania danych osobowych;
d. prawo do sprostowania danych osobowych, jeżeli są one nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne;
e. w przypadkach przewidzianych przepisami prawa – prawo do usunięcia danych osobowych, w szczególności gdy:
i. dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
ii. Kandydat skutecznie wycofał zgodę na ich przetwarzanie, a Administratorzy nie posiadają innej podstawy prawnej przetwarzania,
iii. przetwarzanie odbywa się niezgodnie z prawem,
iv. obowiązek usunięcia danych wynika z przepisów prawa;
f. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych, jeżeli Kandydat kwestionuje prawidłowość danych, przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub Współadministratorzy nie potrzebują już danych, natomiast są one niezbędne Kandydatowi do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
g. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli Kandydat uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
