Matryca kompetencji to narzędzie, które ma na celu ułatwienie codziennej pracy zespołów i ich liderów, a także wniesienie wartości do całej organizacji, dlatego warto zastanowić się nad jej technicznymi aspektami. Na samym początku wdrażania tego pomysłu powinniśmy wybrać narzędzie, w którym matryca kompetencji zostanie zbudowana i które będzie łatwe w obsłudze dla wszystkich zainteresowanych pracowników. W tym wpisie pokażemy, jak zbudowaliśmy matrycę kompetencji w Polarys Polska.
Które narzędzie jest najlepsze do budowania matrycy kompetencji?
Wszystko zależy od potrzeb, czasu wdrożenia rozwiązania i budżetu. W Polarys Polska zbudowaliśmy matrycę kompetencji od podstaw. Przede wszystkim chcieliśmy, aby to rozwiązanie było łatwo dostępne, edytowalne i możliwe do przeglądania na dowolnym urządzeniu. Dlatego wybraliśmy… Excela.
Zbudowanie matrycy kompetencji w Excelu nie jest ani czasochłonne, ani skomplikowane, a naszym zdaniem ma wiele zalet, m.in:
- brak ograniczeń narzucanych przez dostępne na rynku narzędzia,
- łatwość edycji i dodawania nowych członków zespołu do macierzy,
- możliwość rozbudowy o funkcje potrzebne poszczególnym liderom,
- łatwe wyszukiwanie za pomocą konfigurowalnych filtrów.
Wdrożenie matrycy kompetencji w Polarys Polska oparliśmy na możliwościach, jakie daje Excel i wcale nie potrzebowaliśmy do tego eksperta. Mamy jednak radę – budując takie narzędzie, należy pamiętać o równoległym pisaniu instrukcji jego tworzenia i edycji, aby wszystkie osoby, które będą z niego korzystać, mogły łatwo poruszać się po jego funkcjonalnościach.
Lista kompetencji
Wszystko zależy od potrzeb, czasu wdrożenia rozwiązania i budżetu. W Polarys Polska zbudowaliśmy matrycę kompetencji od podstaw. Przede wszystkim chcieliśmy, aby to rozwiązanie było łatwo dostępne, edytowalne i możliwe do przeglądania na dowolnym urządzeniu. Dlatego wybraliśmy… Excela.
Zbudowanie matrycy kompetencji w Excelu nie jest ani czasochłonne, ani skomplikowane, a naszym zdaniem ma wiele zalet, m.in:
- brak ograniczeń narzucanych przez dostępne na rynku narzędzia,
- łatwość edycji i dodawania nowych członków zespołu do macierzy,
- możliwość rozbudowy o funkcje potrzebne poszczególnym liderom,
- łatwe wyszukiwanie za pomocą konfigurowalnych filtrów.
Kolejnym krokiem we wdrażaniu matrycy kompetencji jest opracowanie listy kompetencji, które są wykorzystywane i przydatne w pracy zespołów. Taka lista nie może być arbitralnie przypisana przez liderów, ale wymaga konsultacji z pracownikami. Z tego powodu tworzenie listy kompetencji dla Polarys Polska odbywało się w kilku etapach:
- najpierw zapoznaliśmy liderów z pojęciem kompetencji,
- następnie liderzy stworzyli listy kompetencji dla swoich zespołów,
- kolejnym etapem była standaryzacja listy kompetencji pomiędzy zespołami. Nie jest to możliwe w każdej organizacji i często lepiej jest stworzyć oddzielne listy kompetencji dla różnych zespołów, zwłaszcza jeśli używamy różnych technologii lub nasze zespoły są podzielone według ról w organizacji.
- na koniec, z tak przygotowaną listą, liderzy przeprowadzili spotkania ze swoimi zespołami i omówili każdą z kompetencji z pracownikami.
Bezpośrednia dyskusja z członkami zespołu jest bardzo ważnym krokiem, którego nie należy pomijać, ponieważ dopiero w ten sposób jesteśmy w stanie oddać realia codziennej pracy zespołu.
Opracowanie skali do oceny kompetencji oraz zainteresowań
Jak już wiemy z poprzedniego wpisu – „Matryca kompetencji – wprowadzenie do tematu„, matryca kompetencji opiera się na założeniu znajomości poziomu kompetencji w zespole, ale także na poziomie zainteresowania ich rozwojem. Jak więc zbadać te dwa czynniki?
Konieczne jest przygotowanie odpowiednich skal ocen, według których najpierw pracownicy, a następnie liderzy, będą oceniać poziom znajomości poszczególnych kompetencji. W Polarys Polska przyjęliśmy dwie odrębne 5-punktowe skale, które w pełni pokrywają aspekty znajomości i zainteresowania rozwojem danej kompetencji. Jednocześnie skale nie są zbyt rozbudowane i nie utrudniają pracownikowi samooceny.
Zobacz jak to wygląda w naszej organizacji.
Skala poziomu znajomości:
Skala poziomu zainteresowania:
Kwestionariusz - narzędzie do samooceny pracowników
Ostatnim elementem, który należy przygotować przed wdrożeniem matrycy kompetencji, jest ankieta lub formularz do zbierania samooceny od pracowników w zespole. Mając przygotowaną listę kompetencji i skale ocen, jest to już bardzo proste zadanie. Istnieje wiele narzędzi do zbierania ocen, a ogranicza Cię jedynie Twoja kreatywność. Możesz przygotować ankietę online, którą wyślesz do pracowników drogą mailową lub przygotować jej wersję papierową. Jedyną rzeczą wartą rozważenia jest kompatybilność z narzędziem, które wybrałeś do zbudowania matrycy i łatwość udostępniania danych liderom zespołów.
Wdrożenie matrycy kompetencji
Teraz masz już wszystko, czego potrzebujesz w początkowej fazie wdrażania matrycy kompetencji w swojej organizacji. W następnym poście dowiesz się, jak to zrobić w praktyce.
